1. Die Warteliste strategisch nutzen
Damit NoGap Ihr Terminmanagement optimal unterstützt, ist eine gut gepflegte Warteliste essenziell. Jeder Kunde, der nicht sofort einen Termin bekommt, sollte direkt aufgenommen werden. Dabei gibt es verschiedene Szenarien, an denen dies sinnvoll ist.
Wann wird ein Kunde auf die Warteliste gesetzt ?
- Keine sofortige Verfügbarkeit bei Terminanfrage: Ein Kunde fragt nach einem Termin, aber es ist aktuell kein passender Slot frei. Statt ihn abzulehnen, setzen Sie ihn auf die Warteliste.
- Kunde kann aktuell keinen Termin fix buchen: Falls der Kunde sich unsicher ist oder seine Verfügbarkeit noch klären muss, bleibt er in der Warteliste als potenzieller Nachrücker.
- Kunde möchte einen früheren Termin: Ein Kunde hat bereits einen Termin, würde aber gerne früher kommen, falls ein Termin frei wird. Die Warteliste stellt sicher, dass er bevorzugt benachrichtigt wird.
- Kunde sagt ab, möchte aber so bald wie möglich einen neuen Termin: Kunden, die kurzfristig absagen müssen, aber schnell eine neue Möglichkeit suchen, sollten Sie in die Warteliste aufnehmen.
- Wiederkehrende Kunden ohne feste Termine: Stammkunden, die regelmässig Termine wahrnehmen, aber keinen fixen Folgetermin gebucht haben, können als potenzielle Kandidaten für freie Slots vorgemerkt werden.
Best Practices für eine effektive Warteliste:
- Erfassen Sie alle Kunden in der Warteliste die nicht sofort gebucht werden können. Je mehr relevante Kunden auf der Warteliste stehen, desto schneller lassen sich Lücken füllen.
- Fragen Sie immer nach bevorzugten Tagen & Uhrzeiten, um passende Terminvorschläge zu erhalten. Es gilt, je mehr Verfügbarkeit, desto schneller ein Terminvorschlag.
- Halten Sie die Liste aktuell: Entfernen Sie nicht mehr relevante Kontakte regelmässig.
Tipp: Instruieren Sie alle Personen in Ihrem Team die Termine planen, so dass Neu- und Bestandeskunden die nicht direkt gebucht werden können, immer auf die Warteliste aufgenommen werden.
2. Kurzfristige Terminabsagen sofort erfassen
Sobald eine Absage eintrifft, sollte der freie Termin umgehend in NoGap eingetragen und passende Kontakte benachrichtigt werden.
Best Practice für die Terminanfragen:
- Terminlücken sofort erfassen: Tragen Sie abgesagte Termine direkt in NoGap ein – je schneller, desto besser.
- Benachrichtigungen senden: Nutzen Sie auch immer direkt die SMS-Benachrichtigung, damit Kunden ohne Verzögerung über den freien Termin informiert werden.
- Berücksichtigen Sie die Priorität der Kontakte: Informieren Sie erst wenige Kunden mit hoher Priorität. Falls von diesen keine Buchung eintrifft, informieren Sie weitere Kontakte.
3. Kommunikation individualisieren
Kunden sollten sich direkt angesprochen fühlen und sofort verstehen, wie sie einen freien Termin buchen können. Die Standard SMS-Vorlagen sind dafür optimiert aber können individuell angepasst werden, um den richtigen Ton für Ihr Geschäft zu treffen.
Best Practices für eine effektive Kommunikation:
- SMS-Vorlagen personalisieren: Die Kommunikation sollte zu Ihrer Zielgruppe passen. Sprechen Sie Ihre Kunden normalerweise mit Sie oder Du an? Eine einheitliche Tonalität die Sie auch beim Umgang mit Ihre Kunden pflegen schafft Vertrauen.
- Klare Instruktionen und nächste Schritte kommunizieren: Kunden sollten sofort wissen, was zu tun ist. Klare Handlungsaufforderungen oder eine Bestätigung, dass nichts unternommen werden muss, schaffen Vertrauen in den Vorgang.
- Dringlichkeit betonen: Da das Prinzip first come, first serve gilt, sollten Kunden wissen, dass sie schnell reagieren müssen um sich den Termin zu sichern.
Tipp: Halten Sie die Nachrichten so kurz wie möglich, aber so ausführlich wie nötig. Eine knappe, gezielte SMS ist leichter verständlich und führt zu schnelleren Reaktionen.
Andere Tipps?
